Par Me Philippe Lefebvre
On ne peut résoudre un casse-tête sans avoir toutes les pièces entre ses mains. Lorsque vous contestez les décisions d’un organisme administratif, il est primordial d’avoir accès à l’ensemble des documents et des informations que cet organisme détient à votre sujet. D’ailleurs, les organismes publics sont légalement tenus d’agir de façon équitable et transparente dans leur prise de décision.
Pour ce faire, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels reconnait le droit de présenter une demande d’accès à l’information. Cette loi a initialement été adoptée en 1982 suite à la mise en place de la Commission Paré qui était chargée d’étudier un projet de loi qui assurerait la transparence de l’État et la protection de la vie privée. La Commission d’accès à l’information du Québec a été instituée en tant que tribunal administratif afin d’assurer l’application de la Loi.
Une demande d’accès à l’information permet à toute personne d’accéder aux renseignements personnels qui la concernent ainsi que de rectifier ces renseignements s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ou encore si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la Loi. De plus, une demande d’accès permet de consulter les documents d’un organisme administratif, par exemple des notes administratives, des rapports d’inspection ou encore des directives gouvernementales.
À quel organisme pouvez-vous présenter une demande d’accès? La définition d’un organisme public prévue par la Loi est large. Selon l’article 3 de la Loi, sont des organismes publics le gouvernement et ses ministères, les organismes gouvernementaux tels que la CNESST ou la SAAQ, les organismes et même les commissions scolaires. Quelques exceptions sont toutefois prévues à la Loi, notamment les Tribunaux. La Commission d’accès à l’information du Québec offre une liste très utile des organismes assujettis ainsi que des responsables de l’application de la Loi au sein de ces organismes.
Une demande d’accès peut être présentée par écrit ou verbalement. Cependant, seule une demande écrite vous permettra par la suite de contester un refus d’accès à la Commission d’accès à l’information du Québec. Cette demande doit être adressée au responsable de l’accès de l’organisme auquel vous soumettez votre demande. Votre demande doit être suffisamment détaillée et afin que l’organisme puisse cibler les documents ou les renseignements personnels qui sont demandés. Il est important d’inscrire vos coordonnées au cas où un employé devait vous contacter pour obtenir des informations supplémentaires quant à votre demande. Chaque organisme a ses spécificités, donc il est important de vous informer des formalités spécifiques à chacun avant de faire votre demande ou à nous consulter en cas de doute.
En vertu de l’article 11 de la Loi, l’accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de la transcription, la reproduction ou la transmission du document peuvent être exigées. L’organisme devra alors vous aviser qu’il entend vous exiger des frais et vous informer du coût approximatif avant de procéder.
La Loi prévoit certains délais pour répondre à une demande d’accès. En effet, le responsable de l’accès d’un organisme doit répondre dans les 20 jours civils qui suivent la réception de la demande. Il peut toutefois prolonger ce délai d’un maximum de 10 jours civils, à condition de vous en aviser au cours des 20 premiers jours. Le responsable doit également vous informer dans les 20 premiers jours si votre demande doit plutôt être présentée à un autre organisme. Si le responsable de l’accès ne répond pas à votre demande dans les délais, cela équivaut à un refus d’accès et vous donne le droit de présenter une demande de révision.
Si votre demande d’accès est refusée en tout ou en partie par le responsable à l’accès d’un organisme, vous pouvez présenter une demande de révision à la Commission d’accès à l’information du Québec dans les 30 jours de la décision de refus. Vous pouvez également demander la révision de toute décision sur le délai de traitement de votre demande, le mode d’accès à un document ou encore les frais exigés pour le traitement de votre demande.
Le droit d’accès à l’information oblige donc les organismes à faire preuve de transparence dans la gestion de votre dossier et à vous transmettre des documents dans des délais raisonnables sur demande. Vos démarches afin de faire valoir vos droits peuvent s’avérer complexes et laborieuses, n’hésitez donc pas à vous prévaloir de cet outil pour mettre les chances de votre côté!
En cas de doute, contactez-nous!